Im Leben gibt es viele Anlässe zum Feiern: Dazu gehören der Geburtstag, die Verlobungs- und Hochzeitsfeier, Jubiläen, die Baby Shower Party und verschiedene Feiertage, wie Ostern und Weihnachten. Aber auch eine spezielle Mottoparty oder ein Krimidinner, die außer der Reihe stattfinden, bieten Raum und Zeit für den gemeinsamen Spaß und das Beisammensein. Unabhängig davon, um welche Feier es sich handelt, ihren Erfolg verdanken sie meist einer guten Eventplanung.
Gute Planung und vorausschauende Organisation
Insbesondere wenn Sie selbst eine Party organisieren, ist eine gute Eventplanung unerlässlich und vorausschauendes Denken gefragt. Was Sie für die gelungene Organisation einer Feierlichkeit berücksichtigen sollten und weshalb ein Online Branchenbuch dabei helfen kann, erfahren Sie nachfolgend.
Anlass und Datum
Zu welchem Anlass laden Sie Ihre Gäste ein? Ist es der eigene Geburtstag, die Hochzeit oder eine Jubiläumsfeier? Die Art des Events ist die Grundlage, auf der jeder weitere Schritt in der Planung aufbaut. Im Fokus steht hier auch die Festlegung des Datums und der Uhrzeit, sowie das Versenden der Einladungen mit allen relevanten Details (Anlass, Datum, Uhrzeit, Ort, ggf. ein grober Ablaufplan und ein Dresscode).
Budget festlegen
Wie hoch ist das Budget, das Sie für den feierlichen Anlass zur Verfügung haben, bzw. welche Obergrenze sollten die Kosten nicht überschreiten? Es ist sinnvoll, sich an einem Wert zu orientieren. Wer den Überblick über die Ausgaben verliert, den erwartet am Ende häufig ein böses Erwachen. Deshalb sollten alle Kostenpunkte aufgelistet und nach Beauftragung oder Fälligkeit notiert und abgehakt werden.
Passender Veranstaltungsort
Wie viele Gäste möchten Sie einladen? Daran orientiert sich die Größe der Räumlichkeiten sowie das entsprechende Mobiliar für die Feier. Woher kommen die meisten Gäste bzw. wie reisen sie an? Stellen Sie sicher, dass es genügend Parkplätze vor Ort gibt und der Festsaal auch mit dem ÖPNV zu erreichen ist. Auch wichtig: Passen Veranstaltungsort und Umgebung zur Feierlichkeit, etwa zu einer Hochzeit?
Organisation vor Ort
Ein Online-Branchenbuch kann dabei helfen, die allgemeine Organisation rund um das eigene Event zu unterstützen. Hier finden Sie von Transporthelfern, die ggf. sperrige Dekoelemente anliefern, über Licht- und Technikspezialisten, auch Köche, Kellner oder Catering-Unternehmen, die für das leibliche Wohl der Gäste sorgen. Auch ein Wachpersonal am Eingang und ein DJ, der für die musikalische Unterhaltung am Abend sorgt, können hier gesucht und gebucht werden.
Festliche Dekoration
Entsprechend dem Anlass sollten Sie sich über die optische Ausstattung des Veranstaltungsortes und über die festliche Dekoration Gedanken machen. Hierzu gehören beispielsweise Blumengestecke, Tischdecken, Kerzen, Dekoelemente und ein gutes Lichtkonzept. Die Dekoration und Ausstattung sollten rechtzeitig bestellt werden, damit sie rechtzeitig ankommen.
Ablaufplan erstellen
Damit die Feier reibungslos abläuft, sollte es einen Rahmen mit festgelegtem Zeitplan geben. Wie viel Zeit wird für das Essen, die Reden, mögliche Spiele und die Showeinlagen benötigt? Hier sollten Sie lieber jeweils ein paar Minuten mehr einplanen, da es immer auch zu Verzögerungen oder technischen Problemen kommen kann. Eine gute Planung kann Ihnen als Gastgeber Ruhe und Stressfreiheit garantieren, speziell am Veranstaltungstag.
Branchenbuch als Hilfe für die Eventplanung
Ein Online-Branchenbuch kann Ihnen enorm dabei helfen, den Erfolg einer Feierlichkeit sicherzustellen. Denn hier finden Sie, übersichtlich aufgelistet, entsprechende Unternehmen und Fachpersonal in Ihrer unmittelbaren Umgebung.
Sie können sich online ein Bild der einzelnen Serviceleistungen und Preise der verschiedenen Dienstleister machen und diese direkt per E-Mail oder Telefonanruf kontaktieren. Häufig gibt es online noch extra Rabatte oder lukrative Sonderaktionen, mit denen sich Geld sparen lässt.
Kundenrezensionen und Online-Bewertungen helfen Ihnen bei der korrekten Einordnung, ob die Firma tatsächlich die Passende für Ihr Event ist.
Quellen
- Beitragsbild: Eventplanung, Pixabay.
- Planer, Pixabay.
